1. Identificación del responsable
Nova Platform Company S.A.S. (en adelante, "Nova", "nosotros" o "la empresa"), NIT 902.054.736-6, es una sociedad colombiana legalmente constituida, con domicilio en la Calle 57 # 18A-45, Neiva, Huila, Colombia. Somos responsables del tratamiento de tus datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Asuntos de datos personales: privacidad@novaplatformco.com
Contacto general: info@novaplatformco.com · WhatsApp +57 316 163 0222
2. Datos personales que recopilamos
Cuando usas nuestro sitio web o nuestros servicios, podemos recopilar:
- Datos de identificación: nombre completo, correo electrónico, número de WhatsApp, nombre de usuario e identificador de Instagram, identificador de Messenger, identificador y nombre público de perfil de TikTok y, cuando lo entregas para una reserva, compra o registro, tu documento de identidad.
- Datos de tu negocio: tipo de negocio, sector comercial, información comercial proporcionada voluntariamente.
- Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempo de navegación.
- Datos de uso del servicio: conversaciones procesadas por nuestros asistentes (mensajes de texto y notas de voz), productos consultados, transacciones realizadas (no almacenamos información de tarjetas de crédito).
3. Finalidad del tratamiento
Usamos tus datos para:
- Procesar tu solicitud de demo o información comercial.
- Brindarte los servicios contratados de asistentes IA en WhatsApp, Instagram, Messenger y TikTok.
- Mejorar nuestros productos y experiencia de usuario.
- Enviar comunicaciones comerciales (solo con tu consentimiento expreso).
- Cumplir con obligaciones legales y contables.
- Proteger nuestros derechos y los de terceros.
4. Tus derechos como titular de los datos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:
- Conocer qué datos tuyos tenemos.
- Actualizar o rectificar tus datos cuando sean inexactos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Revocar tu autorización y/o solicitar la supresión de tus datos.
- Acceder de forma gratuita a tus datos al menos una vez al mes.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercer estos derechos, escríbenos a privacidad@novaplatformco.com indicando tu solicitud, el número de teléfono o usuario desde el que escribiste y, si aplica, el negocio con cuyo asistente conversaste.
Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos (corregir, actualizar o eliminar datos) en un máximo de 15 días hábiles, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Pedir en el chat que no te escriban más detiene los mensajes, pero no elimina tus datos. Para eliminarlos, sigue el procedimiento de la página Eliminación de datos.
5. Nuestro rol según el tipo de dato
En Nova manejamos dos tipos de datos distintos, y nuestro rol cambia según el caso. Es importante que lo conozcas:
- Tus datos cuando contactas a Nova directamente (por ejemplo, al solicitar una demo, llenar un formulario o contratar nuestros servicios): aquí Nova actúa como responsable del tratamiento, conforme a lo descrito en esta política.
- Los datos de tus clientes cuando usas Nova en tu negocio (las conversaciones, nombres y números de teléfono de las personas que escriben al asistente de tu empresa): aquí tú, como comercio, eres el responsable de esos datos, y Nova actúa únicamente como encargado, es decir, los procesamos por cuenta tuya y siguiendo tus instrucciones, exclusivamente para prestarte el servicio.
Como encargado, Nova no utiliza los datos de tus clientes para fines propios, no los vende y solo los comparte con los proveedores de la sección 7, que necesita para prestar el servicio; los devuelve o elimina cuando termina nuestra relación contractual. Como comercio responsable, te corresponde contar con la autorización (consentimiento) de tus clientes para el tratamiento de sus datos y el envío de comunicaciones, conforme a la Ley 1581 de 2012.
6. Asistentes automáticos con inteligencia artificial
Los mensajes que le envías a un asistente de Nova los responde un sistema automático configurado para cada negocio. Para generar cada respuesta, el contenido de la conversación se envía a proveedores de inteligencia artificial (ver sección 7).
El asistente puede equivocarse. Puedes pedir en cualquier momento que te atienda una persona del negocio.
7. Compartir datos con terceros
Nova trabaja con proveedores tecnológicos para operar el servicio. Compartimos datos con:
- Meta (WhatsApp Business API, Instagram Messaging API y Messenger): para enviar y recibir los mensajes de nuestros asistentes.
- TikTok (TikTok Business Messaging API): para recibir y responder los mensajes directos de nuestra cuenta de TikTok.
- Anthropic (Claude AI): para procesamiento de inteligencia artificial de las conversaciones.
- OpenAI: para transcribir las notas de voz que envías por WhatsApp.
- ElevenLabs: para convertir en voz algunas respuestas, en los negocios que lo tienen activo.
- Supabase, Railway y Upstash: para almacenamiento de datos operativos y memoria temporal de las conversaciones.
- Cloudflare: para red, seguridad y verificación contra bots en el formulario de este sitio.
- Resend: para enviar correos del servicio, como tiquetes, recibos y avisos.
- Wompi y Stripe: para procesamiento de pagos, cuando el negocio los tiene activos. Reciben la referencia del pago, que puede incluir tu número de teléfono, y los datos que ingresas en la pasarela (no almacenamos datos de tarjetas).
- Auth0: para el inicio de sesión del panel de administración de cada negocio.
- Google Workspace: para gestión de comunicaciones internas y para recibir los formularios de este sitio.
- Vercel: para alojar este sitio web.
- Servicios auxiliares: en funciones puntuales usamos servicios de apoyo, como generación de códigos QR o acortadores de enlaces.
Cuando le escribes al asistente de un negocio, ese negocio también recibe los datos de tu conversación, porque es el responsable de atenderte.
No vendemos ni cedemos tu información a terceros con fines comerciales no autorizados.
8. Datos recibidos a través de TikTok
Cuando escribes a nuestra cuenta de TikTok por mensaje directo, recibimos únicamente:
- el identificador de usuario que TikTok le asigna a tu cuenta;
- el nombre público de tu perfil, si TikTok nos lo entrega;
- el contenido de los mensajes que envías a nuestra cuenta.
Usamos estos datos únicamente para responder esa conversación, darte información sobre nuestros servicios y, si lo pides, ponerte en contacto con nuestro equipo. Respondemos solo dentro de la ventana de mensajería que TikTok permite.
No usamos los datos de TikTok para publicidad ni para perfilamiento, no los vendemos y no los compartimos con terceros, salvo los proveedores tecnológicos que procesan la conversación (alojamiento, base de datos y el proveedor del modelo de inteligencia artificial), descritos en la sección 7.
Los datos que llegan por TikTok se conservan y se eliminan con las mismas reglas de la sección «Retención de datos»: el historial reciente de la conversación se borra automáticamente a las 24 horas del último mensaje, y el resumen de la conversación y tus datos de contacto se conservan mientras exista la relación con el negocio o hasta que solicites su eliminación. No aplicamos plazos distintos a los de esa sección.
Puedes ejercer tus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y revocar la autorización escribiéndonos a privacidad@novaplatformco.com o siguiendo el procedimiento de la página Eliminación de datos.
9. Transferencia internacional de datos
Nuestros proveedores almacenan o procesan los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al usar nuestros servicios, tus datos se transmiten a esos proveedores para las finalidades descritas en esta política.
10. Solicitudes de autoridades
Ante cualquier solicitud de datos de una autoridad pública, Nova:
- revisa que la solicitud sea legal antes de responder;
- se opone a las solicitudes que considere ilegales o desproporcionadas;
- entrega únicamente la información mínima necesaria;
- documenta la solicitud, la respuesta y su fundamento.
11. Seguridad de los datos
Implementamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos personales, incluyendo:
- Cifrado de comunicaciones (HTTPS/TLS).
- Autenticación segura con cookies httpOnly.
- Acceso restringido a datos según necesidad operativa.
- Respaldos periódicos en infraestructura cloud confiable.
Sin embargo, ningún sistema es 100% seguro. Si detectas alguna vulnerabilidad, repórtala inmediatamente a info@novaplatformco.com.
12. Retención de datos
El historial reciente de cada conversación se guarda de forma temporal y se borra automáticamente 24 horas después del último mensaje.
El resumen de la conversación, tus datos de contacto y los registros de reservas, pedidos, citas y pagos se conservan mientras exista la relación con el negocio o hasta que solicites su eliminación, y por el tiempo adicional que exijan las normas contables y tributarias.
Aparte, llevamos registros estadísticos de actividad por canal. En ellos tu contacto queda guardado como una huella cifrada de un solo sentido (HMAC-SHA256), no se guarda el texto de los mensajes y los registros con más de 13 meses se borran de forma automática.
13. Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y mayores de edad. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de 18 años. Si detectamos que un menor ha proporcionado datos, los eliminaremos de inmediato.
14. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad ocasionalmente. Cuando hagamos cambios significativos, te notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso en nuestro sitio web. La fecha de "Última actualización" arriba indica la versión vigente.